ハイコスパ!【外注仕組み化】具体的5ステップを実践

ハイコスパ!【外注仕組み化】具体的5ステップを実践!
りんこ
りんこ
ブログが大好きなんだけど、毎日、記事の執筆と作業でちょっと疲れちゃった。今やっていることって、私でなくてもできるんじゃないかな?

私にしかできない時間で、もっと自分自身のビジネスの構想を練る時間が欲しいなあ。

  • 外注化に興味を持ったのだけれど、具体的にどうすればいいんだろう?
  • どうすれば外注の仕組み化を確立できるんだろう?

※いきなり外注の仕組み化を確立することなんてできません※

わっち
わっち
この記事では、外注仕組み化の具体的5ステップについて説明するよ!一つずつ実践してみてね!

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外注仕組み化の具体的な5ステップ

わっち
わっち
大きく分けると、以下の5ステップになるよ!

  1. 仕分ける
  2. 準備する
  3. 実行する
  4. 分析改善
  5. 仕組み化

これはブログの仕組み化に関わらず、ビジネス全般に使える大切なステップなので、丁寧に取り組んでみてくださいね。

では一つずつご紹介します!

①仕分ける

仕分けるとはズバリ「作業の棚卸」です!

  1. 今自分がやっている作業
  2. 他の人に任せる作業
  3. 自分がやらなくてもいい作業
  4. 自分が「これはできる」と思うことでなおかつ「誰でもできること」は何か
わっち
わっち
上記のことを、①から順番に実際に紙に書いて書き出してみよう!

りんこ
りんこ
なんか面倒だなあ〜。

わっち
わっち
面倒でも、仕分けをしないと、何をしたらいいかもわからないし、何を手放せばいいのかもいつまでもわからないよ。一番怖いことは現状をいつまでも把握できずに悶々と時間が過ぎ去ってしまうことなんだ。

【仕分けしないデメリット】

  • 何をしたらいいかわからない
  • 何を手放せばいいかわからない
  • 現状を把握できない
りんこ
りんこ
そうかあ!わかった!
まずは自分が今やっていることの棚卸をしてみよう!

仕分ける①今自分がやっている作業

  • リサーチ
  • ネタ探し
  • キーワード選定
  • 記事構成(タイトル・見出し)
  • 記事執筆
  • 画像を入れる
  • 写真撮影(オリジナルのもの)
  • アイキャッチ
  • リライトなどのメンテナンス
  • ブログ設計

上記は私のやっていることですが、皆さんもそれぞれ考えてみてくださいね。

わっち
わっち
では、りんこがやっている上記の作業の中で、最初にどれを任せられそうか考えてみよう!

仕分ける②他の人に任せる作業・自分がやらなくてもいい作業

 

わっち
わっち
では、今自分がやっている作業の中で、最初にどれを任せられそうかな?
任せる基準なんだけど、

  • 自分もやり方がわかっているもので「あとは数を増やすだけ」と思っているもの
  • やり方はわかっているけれど「私じゃなくてもできる」と思うもの

これらを意識して、任せられるものを考えてみよう!

りんこ
りんこ
ええと、、、こんな感じかな↓最初に任せられそうなものを赤字にしてみたよ。

  • リサーチ
  • ネタ探し
  • キーワード選定
  • 記事構成(タイトル・見出し)
  • 記事執筆
  • 画像を入れる
  • 写真撮影(オリジナルのもの)
  • アイキャッチ
  • リライトなどのメンテナンス
  • ブログ設計

これで、自分が今やっていることの現状把握ができ、自分がやらなくてもいい作業を考えることができました。

ここまでできたら、次の「準備する」ステップへ進みましょう!

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②準備する

準備するステップで行うことは、ズバリ以下の通りです。

  1. リサーチ
  2. 外注募集
  3. マニュアル・資料作り
わっち
わっち
外注がスムーズに集まり、最後までスムーズに作業してくれる状態にするための準備だよ。

では具体的にどうするか一つずつ説明してゆきます!

準備する①リサーチ

  • 何使って募集する?
  • 募集案件の概要は?
  • 単価は?
  • 書き方は?
  • 参考サイトは?
  • 参考記事は?
  • 何記事入れる?
  • 何人取る?
わっち
わっち
実際に上記をググって調べてみてください!すぐに誰かに聞くのではなく、わからないのなら、ネットにつながっているのだから徹底的にリサーチしてみよう!

上位表示しているサイトを見てみて、ここのサイトは1ヶ月に何記事入っているかなどは、ググったらすぐにわかります。

例えば1ヶ月に30記事入っているのなら、1日1記事書いてくれるように外注さんを頼むべきですよね?

1ヶ月に100記事入っているのなら、1日に3〜4記事書いてくれるように外注さんを頼むべきです。

中には毎日書いてくれる外注さんがいないかもしれません。

3日に1記事書いてくれる外注さんならば何人必要かなど考えてみましょう!

このリサーチが済んだら、次に外注募集ですよ〜♪

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準備する②外注募集

リサーチしたものを参考に募集文を作ったら、募集をかけてゆきましょう!

わっち
わっち
クラウドワークスやランサーズなどに登録して、募集文を実際にみてみよう!完璧は求めなくてもいいよ。やり取りに慣れていない場合は、やり取りの少ない「タスク」など簡単なものからやってもいいし、あるいは1人と一通りやり取りしてからでも大丈夫!

例えばクラウドワークスの「タスク」に関しては、やり取りが少ないです。

募集を出せば相手が作業し納品、納品後こちらが検収だけすればOKなので、やり取りが少ないでしょう?

タスクも1件でも大丈夫です。

準備する③マニュアル・資料作り

さらに、外注募集と並行してできると良いものが、「マニュアル・資料作り」です!

わっち
わっち
「完璧にマニュアルができてから外注さんを募集しよう!」だと、完璧を求めるあまり一生外注を募集できない可能性があるよ。もちろん、準備ができてから出ないとどうしても嫌だなという人は、マニュアルができてからでもいいんだけども。

マニュアルの内容は必要最低限でもOKです。

絶対禁止事項・守ってほしい事のみでもよし。

例えば、こんな感じです。

  • コピペしない(コピーチェックしています。)
  • 著作権違反しない
  • 「です、ます」で口調を統一する
  • 「このブログみたいな記事を書いてください!」とURLを貼り付け

慣れないうちは簡単準備でも良くて、あとでいくらでも改善できます。

大事なのは進めてみることで、最初から完璧を求めないようにしましょう!

(30%の力でも大丈夫です。)

それでもど〜してもわからんよ〜という時は、クラウドソーシングサービスに登録して、どのような募集をしているのかなどを見ることから始めてみましょう♪

わっち
わっち
クラウドソーシングって何?どうやって登録するの?などもググればわかるよ!とにかくリサーチリサーチ!

クラウドソーシングサービスに登録してどのような募集してるのかなどを、見ることからはじめましょう!

そして、どう思ったのか、どういったものがあるのかを書き出してみることもおすすめです。(見て終わりだと一生終わりですw)

たった1歩でゴールにはいけませんのでね〜♪

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③実行する

ではいよいよ外注さんに作業を進めてもらいましょう!

わっち
わっち
集まった外注さんに作成したマニュアルや資料をお渡しして作業を進めてもらうよ!

りんこ
りんこ
いよいよ、自分が記事を書かなくてもいいという段階にきましたね!

ただ、はじめからスムーズにはいかないということも覚えておきましょう。

というわけで、外注あるある(問題点)をまとめますね!(自分ばかりが消耗している気になってしまう。)

外注あるある

  • 募集してもこない
  • 変な人がくる
  • 納品がおそい、守らない
  • 修正が多く時間が取られる
  • 単価をあげてと言われる(作業する前から変な交渉する)
  • すぐ飛ぶ
  • お金がかかる

この「外注あるある」にハマったら、次の分析・改善に進んで、あるある事例の原因を潰して、次回からスムーズにまわせるようにしましょう!

外注あるあるにハマったら、その外注さんとは契約を終了してもよしです。

もし、いきなり外注さんとのやり取りが怖いな〜と感じたら、前述したようにタスクでで募集してみましょう!簡単なものや、やり取りが少ないものからやってみてOKです!

  1. タスクで募集して(クラウドワークスの場合)
  2. 回答を集めて
  3. 検収する

 

わっち
わっち
また、外注さんに書いてもらうだけで収益化できるとは思わないでね。

  • やり取り、採用基準、執筆ルールを見直して改善(外注あるあるで嫌な思いをしたことも分析する)
  • アナリティクスやサーチコンソールを見てブログのメンテナンスをすることは自分達の仕事

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④分析改善

外注あるある】(2回目笑)

  • 募集してもこない
  • 変な人がくる
  • 納品がおそい、守らない
  • 修正が多く時間が取られる
  • 単価をあげてと言われる(作業する前から変な交渉する)
  • すぐ飛ぶ
  • お金がかかる
りんこ
りんこ
先ほどの「外注あるある」にハマったらどうしよう〜!

これらは全て、改善の余地ありなんですよ!外注さんのせいではないということを知りましょう!

外注あるある】(3回目笑・何度もいう)

  • 募集してもこない→募集内容の見直し
  • 変な人がくる→募集の時点で質問設置
  • 納品がおそい、守らない→納期書いた?決めてる?
  • 修正が多く時間が取られる→マニュアルを見直し
  • 単価をあげてと言われる(作業する前から変な交渉する)→最初に報酬ルールを設置
  • すぐ飛ぶ→ある程度は仕方ない
  • お金がかかる→単価と作業内容の見直し

外注あるあるで改善できることはたくさんあります。

外注あるあるにハマったら、すぐにやめずに改善してゆきましょう!

また、このような問題も発生します。

りんこ
りんこ
外注に書かせてもアクセスが増えないじゃん!

わっち
わっち
、、、りんこサマ、これは外注のせいではありません笑。

まずは、外注がどうしたらいい仕事をしてくれるのかを考える必要があります。

相手の作業環境の改善はもちろんなのですが、ブログの分析と改善もやらないと意味がないということです。

ブログの分析と改善の外注化も可能ですが、自分でできるようになることで外注をスムーズに動かせるようになります。

そうすると稼ぎに直結することにもなりますね。

常に、アクセスがきた記事やアクセスが来なかった記事については、どうしてかを考え続ける必要があります。

以下のことをテンプレ化して分析&改善してゆくことも大切です。

  1. 外注さんとのやり取りでの問題(マニュアルに入れてしまうのもあり。)
  2. 外注さんからからよくある質問(これもマニュアルに入れてしまう!)
  3. 納品されてきたものの問題(こちらもマニュアル指示不足が原因なので、マニュアルの改善)

マニュアルや資料を見直し改善する必要がある!

わっち
わっち
外注さんの負担を少なくするために、参考URLを見せるのもありだよ!「こういうふうに書いてね。」みたいな。

そして、以下のことは常に自分達で分析改善し続ける必要があります!

  • ブログのアクセスを見る
  • アナリティクスなどで分析する
  • 改善点を見つける

ブログの中身を改善していく
外注さんへの指示も改善していく

ここまでやったら、仕組み化↓のステップに進んでゆきます!

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⑤仕組み化する

いよいよ仕組み化です!

わっち
わっち
誰がやっても自分がやらなくても勝手に回る仕組みを作るということだよ!

④までをまわせるようになったら、④までまわせる人を作ったり、ノータッチで④回るシステムを作るんです。

とはいえ、、、

いきなり完璧を求めないようにしましょう!

関わりたい部分があれば関わってもOK!なくらいでも大丈夫です。

わっち
わっち
全部全部を任せることが外注化ではないんだよね。
りんこだって、どうしても自分が書きたい記事があるでしょう?
例えば自分で撮影した旅の記事とかは、いつも振り返りながら楽しそうに書いているしね♪
自分にしかできないところと、自分でなくても大丈夫なところを、少しずつ見極めてゆくことも大切なんだよね。

というわけで、

仕組み化がよりスムーズになるために準備しておくものをあげておきます!

募集文ややりとりはテンプレを用意
マニュアルは更新したら手間なく渡す(グーグルドキュメントとか、グーグルドライブとかを使いこなす。)
記事なら、投稿までやってもらう
場合によってはスプレッドシートで管理する

とはいえ、(何度も言いますが。)

いきなり仕組み化しようとしても、できないのは当たり前です。

①〜⑤まで全部やるには時間がかかります!(1日や2日でできることではない!)

順番にやって慣れてゆきましょう!

例えばこんな感じでやるとか↓参考にしてみてくださいね♪

①仕分ける

  • 自分の作業を細分化
  • 記事執筆の部分をお願いする

②準備する

  • クラウドワークスで募集する
  • 単価や納期、ルールを決める
  • 募集文を作って募集開始
  • どういう記事にしてほしいかマニュアルを作成

③実行する

  • 応募してくれた外注さんにマニュアルをお渡しする(指示だし)
  • 外注さんが記事を作成

④分析改善

  • やりとり、募集の仕方
  • マニュアルなどの見直し
  • 上手くいかなかったところを改善
  • 自分のブログを見ながら新たな指示

⑤仕組み化

  • ①で記事執筆の部分をお願いすると決めたなら、

主に②準備する、③実行する、の工程について、どうしたら自分が関わらなくてもできるかを考えます。

③実行するの時点で外注さんに記事投稿までお願いすれば「自分は指示を出し、あとは記事を投稿されている状態」が作れる。

あとは④分析改善ででた結果をもとに新しい指示するだけ!

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外注仕組み化の5ステップ|まとめ!

作業を外注→時間ができる。

できた時間を作業以外に充てるというのができるようになってきます。

例えば、記事を書く時間を外注すれば、できた時間はブログ分析に使うことができますよね。

わっち
わっち
できた時間を遊びに使っていたらしょ〜もないんだけど笑。
できた時間に分析を取り入れることで、作業時間は減るけれど、作業量が増えるよね。(記事の量産ってことです。)

分析と作業量増によりブログ収益も増えてゆくということです。

外注にお願いする作業量を増やせば増やすほど、圧倒的な作業量と時間が増えて収益も伸びてゆきます。

今回のステップを見ながら進めることで、外注→仕組み化までできます!

りんこ
りんこ
やるかやらないかってことですね!

それでは外注化に向けて、完璧を目指さず、一つ一つでも向上してゆきましょう!

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